Cómo adaptar tu atención al cliente al mundo online

Cómo adaptar tu atención al cliente al mundo online

Índice

¿¿Quieres saber adaptar tu atención al cliente al mundo online que supere las expectativas de tus consumidores? En este artículo te mostramos los canales más efectivos y las mejores prácticas para lograrlo.

Cómo adaptar tu atención al cliente al mundo online

La atención al cliente online es el servicio de soporte que ofreces a tus consumidores a través de tus plataformas digitales para la resolución de preguntas y problemas. Este tipo de atención aprovecha las herramientas digitales como chats, emails y redes sociales, a través de plataformas como sitios web, chatbots y bases de datos.

Ofrecer un buen servicio de atención al cliente online es vital para fidelizar a tus clientes, mejorar tu reputación y aumentar tus ventas. Según un estudio de Gladly, el 80% de los consumidores han afirmado que la mala atención al cliente de algunas empresas los han llevado a dejar de hacer negocios con ellas. Por su parte, el 90% de los consumidores consideran que la respuesta inmediata es determinante para tener un buen servicio de atención.

Pero, ¿cómo puedes mejorar tu servicio de atención al cliente online? En este artículo te vamos a mostrar los 5 canales más utilizados y las 4 buenas prácticas que debes seguir para adaptar tu atención al cliente al mundo online.

Los 5 canales más efectivos para la atención al cliente online

Los canales son los medios por los que te comunicas con tus clientes para ofrecerles tu servicio de atención. Elegir los canales adecuados es clave para satisfacer las preferencias y necesidades de tus consumidores. Estos son los 5 canales más efectivos para la atención al cliente online:

1. Email

Cómo adaptar tu atención al cliente al mundo online

El email es el canal más tradicional y más usado para la atención al cliente online. Tiene la ventaja de ser fácil de usar, económico y asincrónico, es decir, que no requiere una respuesta inmediata. Además, permite enviar información detallada, adjuntar archivos y guardar un registro de la comunicación.

Sin embargo, el email también tiene algunos inconvenientes, como la demora en la respuesta, la falta de personalización y la saturación de la bandeja de entrada. Por eso, es importante que optimices tu servicio de atención al cliente por email siguiendo estas recomendaciones:

  • Utiliza un asunto claro y conciso que indique el motivo del email.
  • Saluda cordialmente y dirígete al cliente por su nombre.
  • Responde lo antes posible y comunica el tiempo estimado de resolución si no puedes solucionar el problema en el primer contacto.
  • Sé claro, breve y preciso en tu mensaje. Evita el uso de jergas o tecnicismos que puedan confundir al cliente.
  • Personaliza tu email con un tono amable y cercano. Usa pronombres personales y emoticonos si procede.
  • Agradece al cliente su confianza y despídete invitándolo a contactarte nuevamente si tiene alguna duda o sugerencia.

2. Chat

El chat es el canal más rápido y directo para la atención al cliente online. Permite una comunicación instantánea, interactiva y personalizada con tus clientes. Además, facilita la resolución de problemas sencillos, aumenta la satisfacción del cliente y mejora las tasas de conversión.

El chat puede ser atendido por agentes humanos o por chatbots, que son programas informáticos que simulan una conversación natural con el cliente. Los chatbots pueden ser muy útiles para automatizar respuestas frecuentes, filtrar consultas o recopilar datos del cliente. Sin embargo, no pueden reemplazar por completo la intervención humana, sobre todo cuando se trata de problemas complejos o emocionales.

Para ofrecer un buen servicio de atención al cliente por chat, te recomendamos que sigas estos consejos:

  • Asegúrate de que el chat sea visible y accesible en tu sitio web.
  • Establece un horario de atención y comunícalo a tus clientes.
  • Saluda al cliente y preséntate con tu nombre y cargo.
  • Escucha activamente al cliente y hazle preguntas para entender su problema o necesidad.
  • Ofrece una solución rápida y efectiva. Si no puedes resolver el problema en el chat, deriva al cliente a otro canal o agenda una llamada posterior.
  • Utiliza un lenguaje sencillo, positivo y empático. Evita las respuestas genéricas o robotizadas.
  • Pide al cliente su opinión sobre el servicio y despídete cordialmente.

3. Redes sociales

Cómo adaptar tu atención al cliente al mundo online

Las redes sociales son el canal más popular y dinámico para la atención al cliente online. Permiten crear una relación más cercana y humana con tus clientes, así como aprovechar el potencial viral de estas plataformas para mejorar tu imagen de marca. Además, te ayudan a conocer mejor a tu público objetivo, sus gustos, preferencias y opiniones.

Las redes sociales más utilizadas para la atención al cliente online son Facebook, Twitter e Instagram. Cada una tiene sus propias características y ventajas, por lo que debes elegir las que mejor se adapten a tu negocio y a tu audiencia. También debes tener en cuenta que las redes sociales requieren una gestión constante y profesional, ya que cualquier comentario negativo o crítica puede dañar tu reputación.

Para ofrecer un buen servicio de atención al cliente por redes sociales, te aconsejamos que sigas estas pautas:

  • Crea un perfil profesional y atractivo en las redes sociales que elijas. Incluye información relevante sobre tu negocio, como tu misión, visión, valores, productos o servicios, contacto, etc.
  • Publica contenido de valor para tu audiencia. Genera interacción con tus seguidores mediante preguntas, encuestas, sorteos, etc.
  • Monitoriza las menciones, comentarios y mensajes que recibas en tus redes sociales. Responde lo antes posible y de forma personalizada.
  • Gestiona las quejas o reclamaciones de forma positiva. Agradece el feedback del cliente, discúlpate si ha habido un error y ofrece una solución satisfactoria.
  • Fomenta la participación de tus clientes satisfechos. Pídeles que compartan sus experiencias, testimonios o recomendaciones sobre tu negocio.

4. Teléfono

El teléfono es el canal más clásico y más valorado para la atención al cliente online. A pesar de la proliferación de otros canales digitales, el teléfono sigue siendo el preferido por muchos consumidores, sobre todo cuando se trata de problemas urgentes o delicados. El teléfono ofrece una comunicación directa, personal y humana con tus clientes, lo que genera confianza y credibilidad.

No obstante, el teléfono también tiene algunos desafíos, como el coste elevado, la saturación de llamadas o la falta de registro escrito. Por eso, es importante que optimices tu servicio de atención al cliente por teléfono siguiendo estos consejos:

  • Ofrece un número de teléfono gratuito o local para facilitar el contacto con tus clientes.
  • Establece un horario de atención y comunícalo a tus clientes.
  • Utiliza un sistema de IVR (respuesta de voz interactiva) para filtrar las llamadas y dirigirlas al agente adecuado.
  • Contesta la llamada con una actitud positiva y profesional. Preséntate con tu nombre y el de tu empresa.
  • Escucha atentamente al cliente y muestra interés por su problema o consulta.
  • Ofrece una solución rápida y efectiva. Si no puedes resolver el problema en la llamada, informa al cliente del tiempo estimado de resolución o agenda una llamada posterior.
  • Utiliza un lenguaje claro, educado y respetuoso. Evita las interrupciones o los silencios prolongados.
  • Confirma que el cliente ha quedado satisfecho con la solución y despídete cordialmente.

5. Video

El video es el canal más innovador y diferenciador para la atención al cliente online. Permite una comunicación visual, interactiva y personalizada con tus clientes. Además, facilita la explicación de problemas o soluciones complejas, mejora la confianza del cliente y aumenta la retención de la información.

Las 4 buenas prácticas para la atención al cliente online

Además de elegir los canales adecuados, es importante que sigas unas buenas prácticas para ofrecer un servicio de atención al cliente online de calidad. Estas son las 4 buenas prácticas que te recomendamos:

1. Conoce a tu cliente

Para ofrecer un servicio de atención al cliente online que satisfaga las expectativas de tus consumidores, debes conocerlos bien. Esto implica saber quiénes son, qué necesitan, qué quieren, qué les gusta, qué les molesta, etc. Para ello, puedes utilizar diferentes herramientas, como:

  • Encuestas de satisfacción: te permiten recoger la opinión de tus clientes sobre tu servicio de atención al cliente online, así como identificar sus puntos fuertes y débiles.
  • CRM (Customer Relationship Management): te ayuda a gestionar la relación con tus clientes, almacenando y analizando sus datos e historial de interacciones.
  • Buyer persona: te facilita crear un perfil ficticio de tu cliente ideal, basado en datos reales y en sus características demográficas, psicográficas y comportamentales.

Conocer a tu cliente te ayudará a ofrecer un servicio de atención al cliente online más personalizado, eficiente y satisfactorio.

2. Capacita a tu equipo

Para ofrecer un servicio de atención al cliente online de calidad, debes contar con un equipo humano preparado y motivado. Esto implica que tus agentes tengan las habilidades y los conocimientos necesarios para atender a tus clientes de forma profesional y resolver sus problemas o consultas. Para ello, puedes utilizar diferentes recursos, como:

  • Formación continua: te permite actualizar y mejorar las competencias de tus agentes en temas como comunicación, empatía, gestión del tiempo, resolución de conflictos, etc.
  • Feedback constante: te ayuda a evaluar el desempeño de tus agentes y a reconocer sus logros o corregir sus errores.
  • Incentivos y recompensas: te facilita motivar y fidelizar a tus agentes, ofreciéndoles beneficios económicos o no económicos por su trabajo.

Capacitar a tu equipo te ayudará a ofrecer un servicio de atención al cliente online más profesional, eficaz y humano.

3. Integra tus canales

Para ofrecer un servicio de atención al cliente online que sea coherente y fluido, debes integrar tus canales. Esto implica que tus clientes puedan contactarte por el canal que prefieran y que puedan cambiar de canal sin perder la información o la continuidad de la conversación. Para ello, puedes utilizar diferentes soluciones, como:

  • Software multicanal: te permite gestionar todos tus canales desde una única plataforma, facilitando el seguimiento y la coordinación de las interacciones con tus clientes.
  • Software omnicanal: te permite integrar todos tus canales en una experiencia única y personalizada para cada cliente, optimizando el uso de los datos y la inteligencia artificial.
  • Software conversacional: te permite crear conversaciones fluidas y naturales con tus clientes a través de diferentes canales, aprovechando el potencial de los chatbots y los asistentes virtuales.

Integrar tus canales te ayudará a ofrecer un servicio de atención al cliente online más coherente, fluido y personalizado.

4. Mide tus resultados

Para ofrecer un servicio de atención al cliente online que sea eficiente y rentable, debes medir tus resultados. Esto implica que debes definir unos objetivos claros y unos indicadores clave de rendimiento (KPI) que te permitan evaluar el impacto y el retorno de tu servicio de atención al cliente online. Para ello, puedes utilizar diferentes métricas, como:

  • NPS (Net Promoter Score): mide el grado de satisfacción y lealtad de tus clientes con tu servicio de atención al cliente online.
  • CSAT (Customer Satisfaction Score): mide el nivel de satisfacción de tus clientes con una interacción específica con tu servicio de atención al cliente online.
  • CES (Customer Effort Score): mide el esfuerzo que tienen que hacer tus clientes para resolver su problema o consulta con tu servicio de atención al cliente online.
  • FCR (First Contact Resolution): mide el porcentaje de problemas o consultas resueltos en el primer contacto con tu servicio de atención al cliente online.
  • SLA (Service Level Agreement): mide el tiempo que tardas en responder o resolver los problemas o consultas de tus clientes con tu servicio de atención al cliente online.

Medir tus resultados te ayudará a ofrecer un servicio de atención al cliente online más eficiente, rentable y mejorable.

Conclusión

La atención al cliente online es un factor clave para el éxito de tu negocio en el mundo digital. Por eso, debes adaptar tu servicio de atención al cliente a las preferencias y necesidades de tus consumidores, utilizando los canales más efectivos y siguiendo las mejores prácticas.

En este artículo te hemos mostrado los 5 canales más utilizados para la atención al cliente online: email, chat, redes sociales, teléfono y video. También te hemos dado las 4 buenas prácticas que debes seguir para mejorar tu servicio de atención al cliente online: conocer a tu cliente, capacitar a tu equipo, integrar tus canales y medir tus resultados.

Esperamos que este artículo te haya sido útil y que puedas aplicar estos consejos en tu negocio. Recuerda que la calidad de tu servicio de atención al cliente online puede marcar la diferencia entre fidelizar a tus clientes o perderlos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la atención al cliente online?

La atención al cliente online es el servicio de soporte que ofreces a tus consumidores a través de tus plataformas digitales para la resolución de preguntas y problemas.

¿Qué ventajas tiene la atención al cliente online?

La atención al cliente online tiene ventajas como la rapidez, la facilidad, la simplicidad y la personalización de la comunicación con tus clientes.

¿Qué canales puedo utilizar para la atención al cliente online?

Los canales más efectivos para la atención al cliente online son el email, el chat, las redes sociales, el teléfono y el video.

¿Qué buenas prácticas debo seguir para la atención al cliente online?

Las buenas prácticas que debes seguir para la atención al cliente online son conocer a tu cliente, capacitar a tu equipo, integrar tus canales y medir tus resultados.

¿Qué herramientas puedo utilizar para la atención al cliente online?

Puedes utilizar herramientas como encuestas de satisfacción, CRM, buyer persona, formación continua, feedback constante, incentivos y recompensas, software multicanal, omnicanal y conversacional, y métricas como NPS, CSAT, CES, FCR y SLA.

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